Bij deze grote keukenfabrikant komen jaarlijks zo’n 240.000 inkoopfacturen binnen van meer dan 100 verschillende leveranciers. Node1 heeft een slimme bot gebouwd die deze facturen iedere dag automatisch ophaalt uit de email, uitleest en vervolgens verwerkt in het ERP systeem.

Het uitlezen van de facturen gebeurt met behulp van kunstmatige intelligentie (‘document herkenning’). Wanneer de bot twijfelt bij het uitlezen van een specifiek veld, wordt de factuur doorgezet naar een app, waarin een medewerker het veld alsnog handmatig kan uitlezen en invoeren. Op basis hiervan wordt de slimme bot tevens ook weer bijgetraind, zodat hij het de volgende keer zelf kan.

Met de uitgelezen data controleert de bot vervolgens in het ERP-systeem of de betreffende artikelen ook daadwerkelijk geleverd zijn en of de bedragen kloppen met de offerte. Wanneer hier iets niet klopt, wordt de factuur door de bot apart gezet voor een medewerker om verder op te pakken. Indien alles wel gewoon klopt, boekt de bot de factuur in het ERP-systeem.