Power Automate Desktop

Het handmatig opmaken van leasecontracten was een arbeidsintensief proces waarbij medewerkers gegevens moesten overnemen tussen verschillende systemen, zoals Windows applicatie Carwise en Freshdesk. Daarnaast moesten zij factuurgegevens controleren, contracten aanmaken en documenten versturen voor ondertekening. Dit proces was niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor menselijke fouten. Het bedrijf zocht een oplossing om de doorlooptijd te verkorten en de kwaliteit te verbeteren.

Node1 ontwikkelde een RPA-bot die het volledige proces van contractopmaak automatiseert. De bot voert de volgende stappen uit:

1. Haalt aanvraaggegevens via MS Excel Online op uit Freshdesk en Windows applicatie Carwise.
2. Controleert en verwerkt factuurgegevens en leveranciersinformatie.
3. Maakt in Windows applicatie Carwise leasecontracten aan en registreert het voortuig bij de RDW en verstuurt deze voor ondertekening.
4. Werkt de status van de aanvraag bij en archiveert de afgehandelde contracten.

De bot is ontwikkeld met Power Automate Desktop voor de uitvoering van taken en Power Automate Cloud voor de planning en coördinatie van het proces. Dit zorgt voor een naadloze integratie tussen verschillende systemen en applicaties.

De digitale medewerker heeft het proces aanzienlijk versneld en efficiënter gemaakt. De resultaten zijn indrukwekkend:

• Bespaarde tijd: De bot verwerkt gemiddeld 1.880 contracten per maand, wat neerkomt op een besparing van 251 uur per maand (3.012 uur per jaar).
• Kostenbesparing: Door de automatisering bespaart het bedrijf naar schatting € 150.400 per jaar aan arbeidskosten.
• Foutreductie: De kans op menselijke fouten is geëlimineerd, wat leidt tot een hogere nauwkeurigheid en betere klanttevredenheid.

Voorheen moesten medewerkers handmatig Zendesk controleren om te zien of er nieuwe tickets waren en bepalen of deze voor hen bedoeld waren. Dit zorgde voor vertragingen en een ongestructureerde afhandeling. Hierdoor bleven tickets soms te lang liggen, wat leidde tot een negatieve klantbeleving en inefficiënte verwerking.

Met Power Automate is een digitale medewerker ontwikkeld die de ticketverwerking automatiseert. De bot verwerkt tickets volgens de volgende stappen:

1. Klanten sturen via e-mail een ticket in.
2. Een Power Automate trigger in Zendesk detecteert nieuwetickets.
3. De bot gebruikt de Zendesk Connector om klant- enafzendergegevens op te halen.
4. De bot bepaalt automatisch welke medewerker het ticket moetontvangen en in welk klantspecifieke Teams-kanaal het bericht geplaatst moet worden.
5. Indien een klant niet herkend wordt of het ticket niet doorgestuurd kan worden, wordt deze naar de functioneel beheerder verzonden.

De automatisering heeft geleid tot aanzienlijkeverbeteringen in efficiëntie en klanttevredenheid:

• Tijdsbesparing: gemiddeld 20 uur per maand (230 uur per jaar).‍
• Kostenbesparing: Door de automatisering bespaart het bedrijf naar schatting € 17.250 per jaar aan arbeidskosten.
• Overige voordelen:
  • Snellere responstijden
  • Verbeterde ticketafhandeling
  • Hogere klanttevredenheid doordat tickets direct bij de juiste personen terechtkomen

Het handmatig verwerken van uitlooplijsten was een arbeidsintensief proces. Medewerkers moesten contracten controleren, gegevens overnemen tussen systemen, en documenten handmatig versturen. Dit kostte niet alleen veel tijd, maar was ook gevoelig voor menselijke fouten. Het bedrijf zocht een oplossing om de efficiëntie te verhogen en de werkdruk te verminderen.

Node1 ontwikkelde een RPA-bot die hetvolledige proces automatiseert. De bot voert de volgende stappen uit:

1. Opent en verwerkt een Excel-bestand met een uitlooplijst.
2. Controleert contracten in Windows applicatie Carwise en de RDW-site.
3. Verwijdert verstrekkingsvoorbehouden en verstuurt automatisch de benodigde kentekenbewijzen naar klanten.
4. Archiveert de afgehandelde contracten en update de status in het Excel-bestand.
5. Deelt het resultaat in een MS Teams kanaal voor interne controle.

De bot is ontwikkeld met Power Automate Desktop voor de uitvoering van taken en Power Automate Cloud voor de planning en coördinatie van het proces. Dit zorgt voor een naadloze integratie tussen verschillende systemen en applicaties.

De digitale medewerker heeft het procesaanzienlijk versneld en efficiënter gemaakt. De resultaten zijn indrukwekkend:

• Bespaarde tijd: De bot verwerkt gemiddeld 330 contracten per maand, wat neerkomt op een besparing van 28 uur per maand (330 uur per jaar).
• Kostenbesparing: Door de automatisering bespaart het bedrijf naar schatting € 16.500 per jaar aan arbeidskosten.
• Foutreductie: De kans op menselijke fouten is geëlimineerd, wat leidt tot een hogere nauwkeurigheid en betere klanttevredenheid.

Het handmatig indienen van bezwaarschriften tegen verkeersboetes via de website van het OM was een tijdrovend en foutgevoelig proces. Medewerkers moesten de bezwaarschriften individueel uploaden en relevante informatie, zoals CJIB-nummers en pleegdata, handmatig invoeren. Dit proces leidde tot vertragingen, inconsistenties en een hoge werkdruk.

Node1 ontwikkelde een RPA-bot die het volledige proces van bezwaarschriften indienen automatiseert. De bot voert de volgende stappen uit:

1. Ophalen van bezwaarschriften uit een Microsoft 365-omgeving.
2. ‍Opzoeken van de boete in het OM-portaal met behulp van het CJIB-nummer en pleegdatum.
3. ‍Invoeren van gegevens en uploaden van het juiste bezwaarschrift.
4. ‍Controleren op fouten: als een bezwaar niet kan worden ingediend, wordt dit gelogd in een aparte lijst.
5. ‍Bijwerken van de status in het ERP-systeem, zodat medewerkers de voortgang kunnen monitoren.

De bot is ontwikkeld met Power Automate Desktop voor de uitvoering van taken en Power Automate Cloud voor de planning en coördinatie van het proces. Hierdoor is er een naadloze integratie met bestaande systemen en applicaties.

‍

De digitale medewerker heeft het proces aanzienlijk versneld en geoptimaliseerd. De resultaten spreken voor zich:

• Tijdsbesparing: De bot verwerkt meer dan 200 bezwaarschriften per week, wat neerkomt op een besparing van 450 uur per jaar.
• Kostenbesparing: Op basis van een gemiddelde uurtarief besparing wordt geschat dat de bot jaarlijks ongeveer € 22.500 bespaart aan arbeidskosten.
• ‍Foutreductie: Dankzij de drastisch verminderde fout kans is de nauwkeurigheid toegenomen en is nabewerking nauwelijks nog nodig.

Het handmatig verwerken van uitbetalingen voor equipment leasecontracten was een arbeidsintensief proces waarbij medewerkers gegevens moesten overnemen tussen Excel Online en Apparaat Verhuur software, mandaten moesten aanmaken en facturen moesten registreren en boeken. Dit proces was niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor menselijke fouten. Het bedrijf zocht een oplossing om de doorlooptijd te verkorten en de kwaliteit te verbeteren.

Node1 ontwikkelde een RPA-bot die hetvolledige proces van uitbetalingen automatiseert. De bot voert de volgende stappen uit:

1. Haalt gegevens op uit een MS Excel-bestand met te verwerken uitbetalingen.
2. Maakt mandaten aan en verwerkt de inzet van equipment in Apparaat Verhuur software (Windows applicatie).
3. Registreert en boekt inkoopfacturen in Apparaat Verhuur software.
4. Rapporteert het resultaat in MS Teams en schrijft de resultaten terug naar MS Excel Online.

De bot is ontwikkeld met Power Automate Desktop voorde uitvoering van taken en Power Automate Cloud voor de planning en coördinatie van het proces. Dit zorgt voor een naadloze integratie tussen verschillende systemen en applicaties.

De digitale medewerker heeft het proces aanzienlijk versneld en efficiënter gemaakt. De resultaten zijn indrukwekkend:

• Bespaarde tijd: De bot verwerkt gemiddeld 200 uitbetalingen per maand, wat neerkomt op een besparing van 40 uur per maand (480 uur per jaar).
• Kostenbesparing: Door de automatisering bespaart het bedrijf naar schatting € 24.000 per jaar aan arbeidskosten.
• Foutreductie: De kans op menselijke fouten is geëlimineerd, wat leidt tot een hogere nauwkeurigheid en betere klanttevredenheid.

‍

Het handmatig versturen van codes was een tijdrovend proces waarbij medewerkers gegevens moesten controleren in SalesForce en Windowsapplicatie Carwise, en vervolgens de kentekenbewijzen moesten versturen. Dit proces was niet alleen arbeidsintensief, maar ook gevoelig voor vertragingen en menselijke fouten. Het bedrijf zocht een oplossing om de doorlooptijd te verkorten en de kwaliteit te verbeteren.

Node1 ontwikkelde een RPA-bot die het volledige proces van het versturen van codes automatiseert. De bot voert de volgende stappen uit:

1. Haalt betalingsgegevens op uit SalesForce.
2. Controleert de status van betalingen en haalt relevante variabelen op, zoals kenteken en debiteurnummer.
3. Verwerkt de gegevens in Windows applicatie Carwise en verstuurt de kentekenbewijzen naar klanten.
4. Verwijderen van verstrekkingsvoorbehouden en het ophalen van kentekenbewijzen via de RDW-site.
5. Archiveert de afgehandelde contracten en werkt de status bij.

De bot is ontwikkeld met Power Automate Desktop voor de uitvoering van taken en Power Automate Cloud voor de planning en coördinatie van het proces. Dit zorgt voor een naadloze integratie tussen verschillende systemen en applicaties.

De digitale medewerker heeft het proces aanzienlijk versneld en efficiënter gemaakt. De resultaten zijn indrukwekkend:

• Bespaarde tijd: De bot verwerkt gemiddeld 660 cases per maand, wat neerkomt op een besparing van 88 uur per maand (1.056 uur per jaar).
• Kostenbesparing: Door de automatisering bespaart het bedrijf naar schatting € 52.800 per jaar aan arbeidskosten.
• Foutreductie: De kans op menselijke fouten is geëlimineerd, wat leidt tot een hogere nauwkeurigheid en betere klanttevredenheid.

Het handmatig ontbinden van leasecontracten was een arbeidsintensief proces waarbij medewerkers gegevens moesten overnemen tussen Salesforce en Windows applicatie Carwise, contracten moesten beëindigen, en communicatie moesten voeren met incassobureaus. Dit proces was niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor fouten en vertragingen. Het bedrijf zocht een oplossing om de doorlooptijd te verkorten en de kwaliteit te verbeteren.

Node1 ontwikkelde een RPA-bot die het volledige ontbindingsproces automatiseert. De bot voert de volgende stappen uit:

1. Haalt ontbindingsverzoeken op uit Salesforce.
2. Beëindigt contracten in Windows applicatie Carwise en past de debiteurgroep aan.
3. Verwerkt de financiële afwikkeling van de contracten.
4. Verzendt via Salesforce een bevestigingsbericht naar het incassobureau en archiveert de afgehandelde contracten.

De bot is ontwikkeld met Power Automate Desktop voor de uitvoering van taken en Power Automate Cloud voor de planning en coördinatie van het proces. Dit zorgt voor een naadloze integratie tussen verschillende systemen en applicaties.

De digitale medewerker heeft het procesaanzienlijk versneld en efficiënter gemaakt. De resultaten zijn indrukwekkend:

• Bespaarde tijd: De bot verwerkt gemiddeld 400 contracten per maand, wat neerkomt op een besparing van 67 uur per maand (800 uur per jaar).
• Kostenbesparing: Door de automatisering bespaart het bedrijf naar schatting € 40.000 per jaar aan arbeidskosten.
• Foutreductie: De kans op menselijke fouten is geëlimineerd, wat leidt tot een hogere nauwkeurigheid en betere klanttevredenheid.